Teknolojia: Nyenzo ya kuleta ufanisi katika manunuzi ya Umma


Picha kwa hisani ya supplychainstation.com

Na: Yoswam Nyongera, Mtaalamu wa Manunuzi

Matumizi ya teknolojia kwenye manunuzi katika nchi mbalimbali yamethibitika kuongeza ufanisi na kuleta suluhisho la baadhi ya chang- amoto katika manunuzi ya umma. Uzoefu umeonesha kwamba matumizi ya mifumo  isiyo ya kielekroniki katika manunuzi, hata kama imean- daliwa na kutekelezwa vizuri, haileti tija, inahitaji rasilimali nyingi, muda mwingi wa usi- mamizi na inapunguza ushindani.

Zipo teknolojia za aina nyingi zinazotumika katika manunuzi. Baadhi ya teknolojia hizo kwa lugha ya kiingereza ni E-Commerce, inayojumuisha e- procurement, e-tendering, e-pur- chasing, e-auction, e-sourcing, e- contracting na e-payment. Nyingine ni Supplier database, contract database, business inteligency, e-invoicing/e-payables na Enterprise Resource Planning systems.

Ununuzi wa kisasa unahitaji matumizi ya mifumo na vifaa vya kielekroniki ili kwenda sambamba na mifumo ya kiu- tendaji katika sekta nyingine. Mathalani, matumizi ya Teknolojia ya Habari na Mawasiliano yanawezesha kampuni za ndani na nje ya nchi kushiriki katika michakato ya zabuni bila kulazimika kusafiri kutoka eneo moja kwenda lingine.

Matumizi hayo yanapotumika kikamilifu huongeza ufanisi katika utekelezaji wa misingi mikuu ya manunuzi ya umma, ambayo ni pamoja na uwazi na haki, ushindani, fursa sawa katika kushiriki zabuni za umma, matumizi sahihi ya fedha za umma na uadilifu.

Aidha, mifumo hii ikitumika kikamilifu itaboresha, kuleta mabadiliko makubwa ya utendaji na kupunguza malalamiko katika sekta ya ununuzi wa umma.

Baadhi ya faida za kutumia mifumo na vifaa vya kielekroniki katika manunuzi ya umma ni:
 a) Kuongeza uwazi katika manunuzi ya umma kupitia dirisha moja. 
b) Kuongeza ushiriki katika zabuni za kitaifa na kimataifa na kutumia fursa hiyo.
 c) Kupunguza gharama za manunuzi,
d) Kutunza vizuri kumbukumbu za manunuzi na kuzipata taarifa kwa wakati, pale zinapohitajika. e) Udhibiti wa matumizi yasiyo ya lazima (setting levels of authorization).
f) Kuongeza ufanisi katika menejimenti ya mikataba. 
g) Kupunguza vihatarishi vya manunuzi (reduction of pro- curement risk). h) Kurahisisha na kuongeza uwezo katika kaguzi, i) Kupunguza muda wa michakato ya zabuni na kupunguza makosa ya taarifa au takwimu.

Michakato ya zabuni na kupun- guza makosa ya taarifa au takwimu. Matumizi ya mifumo ya kielekro- niki katika manunuzi ya umma yanaboresha ufanisi katika mae- neo yafuatayo:

Uwazi na haki: Taarifa zinazo- husu matangazo ya zabuni zinapowekwa kwenye mtandao ni rahisi kuonekana kwa watu wengi zaidi nje na ndani ya nchi na hivyo kutoa fursa kwa waombaji wenye sifa kushiriki katika mchakato wa zabuni. Aidha, taarifa za matokeo ya mchakato wa zabuni zinapo- tolewa kwa njia ya mtandao inakuwa rahisi kwa waombaji walioshiriki mchakato na umma kwa jumla kupata matokeo haraka na endapo kuna malalamiko yoy- ote yatawasilishwa na kupatiwa majawabu kwa wakati.

Ushindani: Washiriki wengi kwenye zabuni huleta ushindani wa bei na sifa na hivyo kusabisha
taasisi nunuzi kupata vifaa na huduma zenye ubora kwa bei nafuu.

Matumizi sahihi ya fedha za Umma: Kumekuwapo namalalamiko mengi ya gharama kubwa katika manunuzi ya umma zinazochangiwa na bei kubwa za bidhaa na huduma kuliko za soko, gharama za mchakato wa zabuni na usimamizi wa utekelezaji wa mikataba. Matumizi sahihi ya
teknolojia yanasaidia kupata taarifa za bei za soko na takwimu za upatikanaji wa bidhaa katika soko kwa wakati muafaka (real-time arket information); taarifa hizo husaidia taasisi nunuzi kuepuka manunuzi kwa bei kubwa ambazo haziwiani na bei za soko.


Aidha, bidhaa na huduma zinazo- nunuliwa mara kwa mara (fre quently purchased commercial prod- ucts), zinaweza kununuliwa kupitia utaratibu wa kielekroniki (online shopping) kutoka kwa wazabuni wenye mikataba maalum (framework agreements) ili kupun- guza gharama za michakato yamanunuzi. Mfumo huu unajulikana kama Dynamic Purchasing System ambapo wazabuni wenye sifa hupewa mikataba kwa kipindi maalum bila kuweka bei, pia wafanyabiashara wapya wenye sifa huruhusiwa kupewa mikataba wakati wowote wanapoomba. 

Taasisi nunuzi inapohitaji bidhaa, inawaalika kushindanisha bei zao(e-auction).

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Mzabuni zingatia haya unapojaza nyaraka za zabuni, wengi hukosa kwa vigezo hivi

Image
Picha na gestorestenerife.org Nyaraka za zabuni (Tender documents) ni mkusanyiko wa nyara-ka zinazoandaliwa na taasisi nunuzi kwa lengo la kuwaalika wazabuni wenye sifa za kushiriki katika mchakato wa zabuni ambapo hatimaye mmojawao hupatikana na kupewa tuzo ya mkataba. Sehemu kubwa ya maelezo yaliyomo kwenye nyaraka za zabuni, huzingatia matakwa ya sheria ya manunuzi ya umma na kanuni zake. Aidha, kwa mujibu wa sheria ya manunuzi ya umma, taasisi nunuzi zinatakiwa kutumia nyaraka sanifu (standard tender documents) ambazo hutolewa na Mamlaka ya Udhibiti wa Manunuzi ya Umma. Katika kufuatilia kwangu masuala hayo nimegundua kwa kiasi kikubwa wazabuni wamekuwa hawazingatii masharti yaliyowekwa kwenye kitabu cha nyaraka za zabuni na hivyo kuchangia kwa sehemu kubwa kukosa au kushindwa katika kinyang’anyiro cha zabuni hiyo. Vitabu vyenye nyaraka za zabuni vimewekwa katika makundi tofauti kufuatana na aina ya ununuzi unaotakiwa kufanyika. Makundi ya ununuzi Manunuzi ya ...
Read more

Marekebisho Sheria ya Manunuzi ya Umma Yanavyochagiza Tanzania ya Viwanda

Image
Mwenyekiti wa Bodi ya PPRA, Balozi Marten Lumbanga (picha kwa hisani ya PPRA) Sheria ya manunuzi ya umma iliyofanyiwa marekebisho  mwaka 2016, ilitungwa mwaka 2011 lakini ilianza kutumika  mwaka 2013 baada ya kukamilika kwa utungaji wa kanuni zake. Mwezi June mwaka jana, Bunge la Jamhuri ya Muungano wa Tanzania lilipitisha muswada wa marekebisho ya sheria hiyo na baadae Rais John Magufuli aliisaini na kuwa sheria kamili. Marekebisho yaliyofanyika baada ya kukusanya maoni ya wadau wa manunuzi ya umma yalilenga katika kupata thamani bora ya fedha kwenye manunuzi ya umma. Mabadiliko hayo yamechagiza ongezeko la fursa kwa kutoa upendeleo kwa makundi maalum, wazawa na viwanda vya ndani ya nchi. Hizi ni sehemu tatu kati ya nyingi zilizofanyiwa marekebisho kuboresha michakato ya manunuzi ya umma nchini.  Kuzingatia bei za soko katika manunuzi: kifungu cha tisa cha sheria kimeitaka kila taasisi ya umma kuhakikisha kuwa ina taarifa ya bei za soko za bidhaa ...
Read more

Hatua anazopaswa kuchukua mzabuni asiyeridhishwa na mchakato wa utoaji zabuni

Image
Picha kwa hisani ya wisegeek Michakato ya zabuni inapaswa kufuata sheria na kanuni za manunuzi ya umma inayoitaka taaasisi ya serikali kuendesha michakato hiyo kwa uwazi, ushindani na usawa. Lakini endapo mzabuni aliyeshiriki mchakato wa zabuni iliyotangazwa na taasisi husika hataridhishwa na matokeo ya mchakato huo, anayo nafasi ya kukata rufaa ili kuipata haki yake. Sheria ya manunuzi ya umma inaelekeza kuwa mzabuni ambaye hakuridhiswa na mchakato, anapaswa kwanza kukata rufaa kwa mkuu wa taasisi husika (afisa masuuli) kwa kumuandikia barua ya malalamiko yake akieleza sababu za kutoridhishwa. Mkuu wa taasisi hiyo anapaswa kuyajibu malalamiko hayo ndani ya siku 14. Endapo mzabuni hakupata majibu ndani ya muda huo, ama hakuridhishwa tena na majibu yatakayotolewa dhidi ya malalamiko yake, anapaswa kukata rufaa kwenye Mamlaka ya Rufani za Zabuni (PPAA).
Read more